Procesmanagement. Dat heeft niets te maken met processen in kaart brengen.

‘Processen moet je uitvoeren, niet modelleren’, ‘Visiotherapeuten’, ‘Procesmanagement gaat om doen wat je belooft door het daadwerkelijk uitvoeren, besturen en verbeteren van processen’.

Met dit soort uitspraken word ik in discussies over de zin en onzin van procesmodellen al snel als dat irritante ventje uit Drenthe betiteld.

door gastauteur Emiel Kelly van procesje.nl
door gastauteur Emiel Kelly van procesje.nl

Wij en Zij

Aan de ene kant heb je de voorstanders van processen in kaart brengen. En dan het liefst volgens een bepaalde standaard of met een mooie tool. Aan de andere kant heb je meer de praktische mensen die van mening zijn dat je procesmodellen alleen moet gebruiken als ze waarde toevoegen.

Vroeger was ik best wel van de eerste, maar nu van de laatste stroming. Ik heb namelijk heel wat processen gemodelleerd, maar ik vroeg me daarna toch regelmatig af wat er uiteindelijk mee bereikt was. Niet zo heel veel, was regelmatig de conclusie.

Bij deze nog mijn oprechte excuses aan iedereen die ik ermee lastig heb gevallen.

Doel en Middel

Even serieus. Doel en middel is waar het hier om gaat. Een procesmodel is een middel. Maar wat is het doel? Door de jaren heen zijn er door procesmodelpsychologen heel wat van verzonnen.

In essentie gebruik je een procesmodel om het werkelijke proces te kunnen begrijpen.

Nu zijn echte processen nogal complexe dingen met verschillende belanghebbenden en diverse aspecten (als werkstroom, informatie, mensen, besturing, hulpmiddelen) die het proces in de werkelijkheid maken tot wat het is.

Een eerste vraag die ik zou stellen is; “Wie of Wat wil het proces begrijpen?” en vervolgens “Waarom wil die wie of wat het proces begrijpen”?

Misschien denk je: "Wat een rare vraag: “Wat wil het proces begrijpen?”"

De uitvoering

Daarmee kom ik gelijk op het belangrijkste van een proces; de uitvoering. Om te doen wat je aan klanten belooft, moeten processen uitgevoerd worden. Daarvoor zijn meerdere zaken benodigd, maar veelal gebeurt dat ook met ondersteuning van ICT.

Dat kan specialistische software voor een specifieke taak zijn, maar ook steeds meer zie je een procesgerichte ondersteuning met behulp van een procesmanagement- of zaaksysteem.

Dat soort software is niet geschikt voor alle type processen, maar meestal wel voor processen waar de werkstroom (wat moet er allemaal gebeuren voor een zaak?) redelijk te bepalen is. En dus te modelleren is.

Dan kan er een model gemaakt worden van het proces, wat dan weer als ontwerp dient voor het systeem. Model wordt werkelijkheid. Lijkt me een goed doel van een procesmodel, niet?

In bovenstaande geval moet een procesmodel dus aan de software vertellen hoe het proces uitgevoerd dient te worden. Besef wel dat het dan niet alleen gaat om de werkstroom, maar ook aspecten als data, formulieren, gebruikers en business rules.

En wanneer het proces geschikt is, kunnen dergelijke systemen van grote waarde zijn voor de prestaties van een proces.

Je las deel 1 van de blog van procesje.nl. Houd onze nieuwsbrief in de gaten voor deel 2!

Hoe kunnen wij je helpen?

Wil je meer weten wat HC&H kan betekenen op het gebied van jouw business proces management? Bij HC&H Consultants hebben we de expertise in huis om jou verder te helpen.  Neem gerust contact op via 078-6810800 of e-mail info@hcenh.nl om een afspraak te maken.